Regulamin EKA

EKA Regulations

1

Wstęp

Niniejszy Regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady i warunki korzystania z portalu Elektroniczna Księga Absolwentów Politechniki Gdańskiej (dalej: „EKA PG”), prowadzonego przez Politechnikę Gdańską (dalej: „Uczelnia”), z siedzibą w Gdańsku, ul. Gabriela Narutowicza 11/12, 80-233 Gdańsk, NIP 584-020-35-93, REGON 000001620. Każdy Użytkownik EKA zobowiązany jest, z momentem podjęcia czynności zmierzających do korzystania z portalu EKA, do zapoznania się z niniejszym Regulaminem, jego akceptacji i przestrzegania jego postanowień. Nazwa EKA PG, jej funkcjonalność, wygląd graficzny, logo, elementy grafiki, oprogramowanie oraz baza danych podlegają ochronie prawnej.

2

Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

Absolwent PG - student/ka Politechniki Gdańskiej, który/a uzyskał/a dyplom stwierdzający ukończenie studiów wyższych i – po obronie pracy – uzyskał/a tytuł zawodowy inż./ inż. mgr/ mgr.
Administrator podmiot prowadzący EKA, którym jest Politechnika Gdańska, z siedzibą w Gdańsku, ul. Gabriela Narutowicza 11/12, 80-233 Gdańsk, NIP 584-020-35-93, REGON 000001620;dokonuje wprowadzenia/ zmiany danych i treści w EKA PG, ma wgląd do wszystkich treści zamieszczonych w EKA PG oraz publikowanych przez wszystkich Użytkowników portalu EKA PG, ma prawo do blokowania/ odblokowywania kont Użytkowników i zarządzania całym portalem EKA PG, aby zachować najwyższą jakość jego funkcjonowania.
Biuro Karier – jednostka administracyjna Uczelni, która wspiera studentów i absolwentów Uczelni w wejściu i poruszaniu się po rynku pracy i która, posiada dostęp do danych osobowych Użytkowników, którzy wyrażą zgodę na kontakt z Biurem Karier.
Dane - treści, w szczególności informacje, zdjęcia, wpisy, komentarze, które Użytkownik dobrowolnie i samodzielnie umieszcza w systemie i powierza Administratorowi do ich przechowywania (tzw. hosting treści);
EKA PG – Elektroniczna Księga Absolwentów Politechniki Gdańskiej – portal stworzony dla absolwentów Politechniki Gdańskiej, mający na celu budowanie i utrwalanie więzi między Uczelnią a jej absolwentami, a także służący do rozwijania i odnawiania więzi pomiędzy absolwentami uczelni; portal pozwala absolwentom na porozumiewanie się ze sobą i otrzymywanie aktualnych informacji z życia Uczelni, w szczególności przeznaczonych dla absolwentów Wydziałów;funkcjonujący pod domeną https://eka.pg.edu.pl/, pod którą ASI / Administrator Wydziałowy prowadzi portal, stanowi platformę internetową (treści cyfrowe zawierające aplikację o głównych funkcjonalnościach Serwisu) będącą własnością Administratora, na którą składa się kompleks usług świadczonych drogą elektroniczną na rzecz Użytkowników;
Konto - dostępne dla danego Użytkownika po zalogowaniu (podaniu loginu i hasła) miejsce w systemie, za pośrednictwem którego Użytkownik wprowadza dane i zarządza danymi, dokonuje operacji związanych z funkcjonowaniem w EKA PG i korzystaniem z dostępnych w ramach konta usług;
Login - adres e-mail, który Użytkownik podał w momencie rejestracji; adres e-mail może być później zmieniony, ale loginem pozostaje ten adres, który Użytkownik podał w procesie rejestracji;
Profil - zespół informacji, danych i innych elementów prezentujących i opisujących osobę danego Użytkownika (w tym danych osobowych wrażliwych tj. specjalne kategorie danych osobowych dotyczące seksualności, orientacji seksualnej, stanu zdrowia, przekonań religijnych, światopoglądu) publikowanych dobrowolnie i samodzielnie przez Użytkownika (w swoim Profilu) w EKA PG.
Użytkownik – osoba, która jest absolwentem PG, danego Wydziału Uczelni, studiów dowolnego stopnia studiów, która po zaakceptowaniu postanowień Regulaminu, zrealizowała procedurę rejestracji zakończoną skutecznym założeniem Konta.
Spam - przesyłanie niezamówionych wiadomości o charakterze reklamowym, komercyjnym lub informacyjnym bez zgody Administratora Serwisu;

3

Informacje podstawowe oraz techniczne warunki korzystania z portalu EKA PG

1. Podstawowym przedmiotem portaluEKA PG jest udostępnianie w sieci Internet systemu (aplikacja i inne narzędzia informatyczne) prezentacji i wymiany informacji o Użytkownikach, prowadzonego i utrzymywanego przez Administratora, w celu umożliwienia w ten sposób nawiązywania kontaktu pomiędzy Użytkownikami oraz otrzymywania przez nich aktualnych informacji z życia Uczelni.
2. System posiada interfejs w dwóch językach: polskim i angielskim.
3. Do korzystania z usług portalu EKA PG niezbędne jest: posiadanie urządzeń pozwalających na korzystanie z zasobów Internetu, skrzynki pocztowej e-mail oraz przeglądarki zasobów internetowych (najnowsza wersja dostępna do pobrania na stronie producenta Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Opera lub Safari). Niezbędne jest korzystanie z przeglądarek internetowych z włączoną obsługą plików "cookies" i innych podobnych do ciasteczek technologii (np. Local Storage) oraz JavaScript, a także najnowszej wersji systemu operacyjnego z rodziny: Microsoft Windows, macOS, Google Android, Apple iOS. Zaleca się przed skorzystaniem z Usługi sprawdzenie, czy posiadany przez Użytkownika sprzęt i oprogramowanie spełniają wymogi techniczne określone w niniejszym Regulaminie.
4. Techniczne warunki korzystania z Serwisu mają znaczenie dla prawidłowości funkcjonowania Serwisu, jego prawidłowego wyglądu w przeglądarce internetowej stosowanej przez Użytkownika, a także dla bezpieczeństwa danych Użytkownika zapisanych na Koncie w Serwisie. Każdy Użytkownik powinien stosować się do poniższych warunków i wytycznych, a wszelkie działania podejmowane przez Użytkownika w sposób odmienny (umyślny lub nieumyślny), dokonywane są na jego odpowiedzialność.

4

Zakładanie konta i logowanie do systemu

1. Rejestracja w portalu EKA PG jest dobrowolna i bezpłatna. Absolwent PG ma możliwość założenia konta w systemie, wypełniając elektroniczny formularz rejestracji, który zawiera takie dane jak: imię, nazwisko, numer albumu lub numer indeksu, imię ojca, adres e-mail (stanowiący login do systemu), hasło do konta. Funkcjonalności systemu są dostępne w momencie zalogowania się do konta, poprzez podanie prawidłowego loginu i hasła.
2. Jeśli utworzenie konta jest niemożliwe ze względu na brak absolwenta w bazie danych EKA PG, to Absolwent wypełnia formularz, dostępny na stronie eka.pg.edu.pl/Contact/Index, wraz z którym, na skrzynkę pocztową Administratora Wydziałowego, przesyła skan dyplomu/ albumu w celu potwierdzenia ukończenia studiów na Uczelni. Dane, które należy wprowadzić w celu przesłania skanu dyplomu, to: Wydział, imię, nazwisko, adres e-mail, imię ojca, numer albumu lub numer indeksu, skan w formie pliku graficznego w formatach: JPG, PNG, BNP.
3. Po pomyślnej rejestracji zostaje utworzone konto w EKA PG, a na podany przez Użytkownika, przy rejestracji, adres e-mail zostaje wysłana wiadomość tekstowa z linkiem potwierdzającym utworzenie konta, co oznacza, że osoba posługująca się danym adresem e-mail jest jego właścicielem.
4. Po zalogowaniu się do portalu EKA PG Użytkownik widzi listę absolwentów Uczelni, obejmującą następujące dane: zdjęcie absolwenta (opcjonalnie), imię, nazwisko, nazwę Wydziału, datę dyplomu, adres e-mail (pokazywany za zgodą Absolwenta), numer telefonu (pokazywany za zgodą Absolwenta). Lista może być przeszukiwana i filtrowana po każdej, widocznej kolumnie.

5

Uczestnictwo w EKA PG

1. Za pośrednictwem portalu EKA PG Użytkownicy mają możliwość prezentowania w Profilu swoich danych, informacji i innych treści o sobie i od siebie, wraz z wizerunkiem osobistym znajdującym się na zamieszczonych/ przekazanych do zamieszczenia w EKA PG zdjęciach, a także korzystania z innych usług portalu, pozwalających na nawiązywanie kontaktu między Użytkownikami, dzięki specjalnym kanałom komunikacji, przeszukiwaniu i przeglądaniu Profili Użytkowników, przesyłania wiadomości oraz przechowywania otrzymanych wiadomości w ramach usługi komunikatora internetowego (czatu wewnętrznego).
2. Przeglądanie zasobów portalu EKA PG (Profili Użytkowników i inne) oraz jego poszczególne usługi, mogą być dostępne dla każdego Użytkownika EKA PG. Użytkownik EKA PG może nawiązać kontakt z innymi Użytkownikami EKA PG dokonując wyszukania po: imieniu, nazwisku, kierunku studiów, roku ukończenia studiów i nazwie wydziału.
3. Jedna osoba może mieć tylko jedno Konto w EKA PG. Niedozwolone jest cedowanie lub udostępnianie Konta innym osobom.

6

Obsługa konta przez użytkownika

1. Edycja danych.
1.1 Użytkownik Konta, po zalogowaniu, może dokonać edycji następujących danych: adres e-mail, numer telefonu, zmiana nazwiska oraz dokonać zmiany zdjęcia profilowego. Użytkownik Konta, po dokonaniu zmiany nazwiska, w systemie, dla innych użytkowników, będzie widoczny jako 'Jan Kowalski – nowe nazwisko'
1.2 Użytkownik Konta może również wyrazić zgodę na:
- pokazywanie swojego adresu e-mail na liście absolwentów (widocznej dla zarejestrowanych Użytkowników);
- pokazywanie swojego nr telefonu na liście absolwentów (widocznej dla zarejestrowanych Użytkowników);
- chęć otrzymywania newsletterówz Uczelni;
- otrzymywanie wiadomości wewnętrznych (brak zgody oznacza brak możliwości ich wysyłania do innych absolwentów/Użytkowników);
- kontakt z Biurem Karier PG;
- kontakt ze Stowarzyszeniem Absolwentów Politechniki Gdańskiej (SAPG);
- kontakt z APG;
- otrzymywanie informacji o wydarzeniach, na które zapisał się Użytkownik.

2. Otrzymywanie wiadomości e-mail.
2.1 Użytkownikmoże otrzymywać wiadomości e-mail zarówno od Uczelni, jaki i innych użytkowników portalu EKA PG.
2.2 Istnieje możliwość zablokowania otrzymywania wiadomości e-mail, w sposób uniemożliwiający komunikowanie się Uczelni, bądź innych Użytkowników systemu z Użytkownikiem, z wyłączeniem wiadomości administracyjnej, która wysyłana jest bez wyjątku do wszystkich Użytkowników systemu i dotyczy zmianw systemie, informacji o konserwacji systemu, braku dostępności i innych newralgicznych kwestii związanych z EKA PG. Tego typu wiadomości Użytkownik nie może zablokować.

3. Wysyłanie i otrzymywanie widomości wewnętrznych.
3.1 Użytkownik może komunikować się z innymi absolwentami PG poprzez czat wewnętrzny, tj. bez potrzeby używania wiadomości e-mail; umożliwia to wysłanie wiadomości wewnętrznej przez Użytkownika do absolwenta PG, który nie ma założonego konta w systemie (ale jest na liście absolwentów pobieranej z MojaPG), zaś nie zarejestrowanemu absolwentowi PG sprawdzić czy po utworzeniu konta w EKA PG czeka na niego/nią wiadomość od innego absolwenta. Oznacza to, iż niezarejestrowany absolwent może otrzymać wiadomość wewnętrzną, którą odczyta po utworzeniu konta w systemie;
3.2 Istnieje możliwość zablokowania otrzymywania wiadomości wewnętrznych, co wiąże się zarówno z brakiem możliwości wysyłania, jak i otrzymywania wiadomości wewnętrznych od innych absolwentów PG.

4. Zapisywanie się na wydarzenia.
4.1 Istnieje możliwość zapisywania się zarówno Użytkowników, jak i niezrejestrowanych absolwentów PG na wybrane wydarzenia publikowane w EKA PG, co pozwoli pokazać stopień zainteresowania absolwentów PG udziałem w wydarzeniu, jak i przygotować odpowiednie zaplecze do jego organizacji;
4.2 W celu zapisania się na wydarzenie, niezarejestrowany absolwent PG zobowiązany jest wypełnić formularz znajdujący się w pod wydarzeniem, jeśli wydarzenie pozwala na dołączanie do niego, z czego zwolniony jest zarejestrowany absolwent, Użytkownik systemu, dokonujący zapisu poprzez kliknięcie przycisku, a system sam pobierze odpowiednie dane z zarejestrowanego konta;
4.3 Użytkownik, który wyraził wcześniej zgodę na informowanie o sprawach związanych z publikowanym wydarzeniem będzie informowany o wszelkich zmianach poprzez wiadomość e-mail;
5. Użytkownik oraz niezarejestrowany absolwent PG może zrezygnować z uczestnictwa w wydarzeniu, na które się wcześniej zapisał, poprzez: w przypadku Użytkownika (zarejestrowanego absolwenta PG) - poprzez anulowanie zgody w panelu użytkownika, w przypadku niezarejestrowanego absolwenta PG - poprzez kliknięcie linku z rezygnacją dołączanego do wiadomości podczas dołączania do wydarzenia; rezygnację z uczestnictwa w wydarzeniu może wykonać również Administrator Wydziału, do którego przynależy Użytkownik / niezarejestrowany absolwent PG.
6. Publikowanie postów
6.1 Użytkownik ma możliwość publikowania postów na swoim profilu, które widoczne będą dla wszystkich zarejestrowanych w EKA PG absolwentów PG;
6.2 Użytkownik nie może edytować swojego postu, ale może go usunąć.

7

Treści bezprawne

1. Zabronione jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym, naruszającym prawo lub dobre obyczaje.
2. Użytkownik nie ma prawa do:
2.1. wykorzystywania usług do działań naruszających prawa osób trzecich, działań niezgodnych z obowiązującym prawem lub postanowieniami Regulaminu;
2.2. wysyłania wiadomości lub rozpowszechniania komunikatów: o treści handlowej, reklamowej lub marketingowej, bezprawnych, obraźliwych, propagujących przemoc, mających charakter dyskryminacyjny lub rasistowski bądź naruszających powszechnie uznane dobre obyczaje (w tym używanie słów powszechnie uznawanych za wulgarne, obelżywe) oraz do rozpowszechniania spamu;
3. Naruszenie przez Użytkownika postanowień ust. 2.1 i 2.2 lub podjęcie przez niego innych działań sprzecznych z dobrymi obyczajami lub w inny sposób wpływających negatywnie na wizerunek EKA PG stanowi podstawę do zablokowania temu Użytkownikowi dostępu do Konta.

8

Odpowiedzialność, zastrzeżenia i dostępność usług

1. W granicach, w jakich jest to dopuszczalne, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, Administrator nie ponosi odpowiedzialności za:
1.1 skutki wynikłe z przejęcia danych dostępowych Użytkownika do Konta EKA PG (login, hasło) przez osobę trzecią, jeżeli przejęcie to nastąpiło z przyczyny przez Administratora niezawinionej;
1.2 bezprawne działania osób trzecich polegające na ingerencji w system operacyjny Użytkownika, w szczególności włamania i wirusy komputerowe, jeżeli Administrator nie ponosi winy za takie działania.
2. Administrator Systemu Informatycznego zastrzega sobie prawo do:
2.1 udoskonalania usług, w tym do ich upraszczania, rozszerzania, modyfikowania w zgodzie z sugestiami Użytkowników, a także zmiany ich funkcjonalności, w szczególności w celu dostosowania ich do obowiązujących przepisów prawa;
2.2 przerwy w dostępie do Usług, w szczególności w udostępnianiu i synchronizowaniu danych dostępnych w EKA PG na czas niezbędny do prawidłowej realizacji czynności administracyjnych związanych z koniecznością wprowadzenia zmian i konserwacji, należytym zabezpieczaniem, archiwizacją i ochroną danych zgromadzonych w systemie lub związanych z aktualizacją oprogramowania lub infrastruktury technicznej wykorzystywanej do świadczenia Usług;
2.3 ankietowania Użytkowników za pomocą elektronicznych ankiet, przy czym wypełnianie takich ankiet jest dobrowolne;
3. użytkownik odpowiada za treści, w tym zdjęcia, publikowane przez siebie na łamach portalu EKA PG oraz udostępniane innym Użytkownikom, za ich prawdziwość, rzetelność oraz autentyczność.Administrator nie ma możliwości zweryfikowania zgodności ww. informacji ze stanem rzeczywistym.
4. Administrator Systemu Informatycznego dołoży wszelkich starań, aby portal EKA PG oraz wszystkie usługi udostępniane za jego pośrednictwem działały w sposób ciągły bez zakłóceń, jednakże Użytkownik jest świadomy możliwości wystąpienia zakłóceń niezależnych od Administratora Systemu Informatycznego, np. spowodowanych zdarzeniem siły wyższej lub niedozwoloną ingerencją Użytkowników lub osób trzecich.
5. Administrator Systemu Informatycznego zastrzega sobie prawo do czasowego, całkowitego lub częściowego wyłączenia portalu EKA PG w celu jego ulepszenia, dodawania usług lub przeprowadzania konserwacji, po uprzednim poinformowaniu o tym Użytkowników drogą mailową lub na łamach portalu EKA PG, z odpowiednim wyprzedzeniem.
6. Administrator Systemu Informatycznego zastrzega sobie prawo do anonimowej publikacji treści kierowanych przez Użytkowników do zespołu obsługi EKA PG, a dotyczących kwestii związanych z funkcjonowaniem EKA PG (FAQ), udzielanymi poradami.

9

Reklamacje

1. Zakłócenia w funkcjonowaniu portalu EKA PG oraz reklamacje dotyczące usług świadczonych w EKA PG należy zgłaszać Administratorowi Systemu Informatycznego, z zastrzeżeniem punktów: 2 – 4 niniejszego paragrafu.
2. Reklamacje należy składać drogą elektroniczną przez formularz kontaktowy dostępny na stronie eka.pg.edu.pl/Contact/Index, z dopiskiem: Reklamacje - EKA PG.
3. Zgłoszenia reklamacyjne będą na bieżąco rozpatrywane przez Administratora Systemu Informatycznego lub Administratora Wydziałuw terminie 10 dni od dnia otrzymania reklamacji, z zastrzeżeniem pkt. 4.
4. Zastrzega się prawo do wydłużenia terminu podanego w pkt 3 o nie więcej niż 7 dni - w przypadku, gdy rozpoznanie reklamacji napotka przeszkody z przyczyn niezależnych od Administratora Systemu Informatycznego/ Administratora Wydziału (awaria sprzętu, sieci internetowej itp.). oraz gdy rozpatrzenie reklamacji może wymagać uzyskania od Użytkownika dodatkowych wyjaśnień - czas udzielania wyjaśnień przez Użytkownika każdorazowo może przedłużyć okres rozpoznania reklamacji.
5. Odpowiedź na reklamację zostanie przesłana do Użytkownika w ciągu 3 dni od daty rozpatrzenia reklamacji, na adres e-mail podany przez Użytkownika w reklamacji.
6. Administrator Systemu Informatycznego zastrzega sobie prawo do ingerencji w strukturę techniczną Konta Użytkownika, w celu zdiagnozowania nieprawidłowości w funkcjonowaniu usług EKA PG, a także może dokonywać zmian i w każdy inny sposób oddziaływać na stronę techniczną Konta, w celu jego modyfikacji lub przywrócenia prawidłowego działania samego Konta lub portalu EKA PG.

10

Obowiązek informacyjny – przetwarzanie danych

Informacjadotycząca zasad gromadzenia i przetwarzania informacji o Użytkownikach portalu, w tym danych osobowych Użytkowników, zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) (RODO):
1. Administratorem informacji o Użytkownikach EKA PG, w tym ich danych osobowych, wskazanych w Elektronicznej Księdze Absolwentów jest Politechnika Gdańska, z siedzibą przy ul. Narutowicza 11/12, w Gdańsku (kod pocztowy: 80-233).
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować za pośrednictwem adresu e-mail: – iod@pg.edu.pl
3. Dane osobowe Użytkowników będą przetwarzane dla potrzeb związanych z prowadzeniem i obsługą Elektronicznej Księgi Absolwentów, na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda).
4. Dane osobowe Użytkowników będą przechowywane do momentu odwołania zgody.
5. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celu, jakim jest korzystanie z portalu EKA PG.
6. Podane dane nie będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim. Odbiorcami danych będą tylko instytucje upoważnione na mocy prawa.
7. Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez stosowny wniosek skierowany na adres konkretnego wydziału, który znajduje się w zakładce "Kontakt" oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
8. Dane udostępnione przez Użytkowników nie będą podlegały profilowaniu.
9. Administrator danych nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

11

Zmiany regulaminu

Administrator zastrzega sobie, w zakresie w jakim dopuszczalne jest to zgodnie z obowiązującymi przepisami, prawo do dokonywania zmian i modyfikacji Regulaminu, w przypadku kiedy zaistnieją istotne przyczyny, w tym przyczyny związane z technicznym bądź merytorycznym aspektem funkcjonowania EKA PG, bądź w przypadku stosownych zmian w obowiązujących przepisach prawa. Zmiany będą publikowane na bieżąco, w postaci ujednoliconego tekstu Regulaminu na łamach EKA PG.

1

Introduction

These rules and regulations (hereinafter: "Regulations") set out the terms and conditions for using the Electronic Book of Graduates of the Gdańsk University of Technology portal (hereinafter: "EKA PG"), run by the Gdańsk University of Technology (hereinafter "the University"),based in Gdańsk, ul. Gabriela Narutowicza 11/12, 80-233 Gdańsk, Tax Identification Number 584-020-35-93, REGON 000001620. Each EKA PG User is obliged to read these Regulations, accept them and comply with their provisions from the moment they take steps to use the EKA portal. The name "EKA PG", its functionality, graphic design, logo, graphical elements, software and database are protected by law.

2

Definitions

Terms used in these Regulations shall have the following meanings:

PG Graduate - a student of the Gdańsk University of Technology, who obtained a diploma confirming the completion of higher education and,after defending his/her thesis,obtained the degree of inż./inż. mgr/mgr (i.e. Eng., MSc Eng., MSc).
Administrator - an entity running the EKA, which is the Gdańsk University of Technology, based in Gdańsk, ul. Gabriela Narutowicza 11/12, 80-233 Gdańsk, Tax Identification Number 584-020-35-93, REGON 000001620; enters/changes data and content in the EKA PG, has access to all content posted in the EKA PG and published by all Users of the EKA PG portal, has the right to block/unblock User accounts and manage the entire EKA PG portal to maintain the highest quality of its functioning.;
Careers Office – an administrative unit of the University that supports students and graduates of the University in entering and navigating the labour market and which has access to the personal data of Users who agree to contact the Careers Office. i absolwentów Uczelni w wejściu i poruszaniu się po rynku pracy i która, posiada dostęp do danych osobowych Użytkowników, którzy wyrażą zgodę na kontakt z Biurem Karier.
Data - content, in particular information, photos, posts and comments that the User voluntarily and independently places in the system and entrusts their storage (content hosting) to the Administrator;
EKA PG – the Electronic Book of Graduates of the Gdańsk University of Technology – a portal created for graduates of the Gdańsk University of Technology, meant to build and strengthen the relationship between the University and its graduates, as well as to develop and renew the relationship between university graduates; the portal allows graduates to communicate with each other and receive up-to-date information about the University's life, in particular for faculty graduates; operating under the domain https://eka.pg.edu.pl/, which is used by the Administrator to run the portal; it is an online platform (digital content containing an application with the main functionalities of the EKA PG) owned by the Administrator, which consists of a range of services provided electronically to the Users;
Account - a place in the system available to a given User after logging in (providing a login and password), through which the User enters and manages data, performs operations related tofunctioning in the EKA PG and using the services available for the account;
Login - an e-mail address provided by the User upon registration; the e-mail address can be changed later, but the address that the User provided during the registration process remains the login;
Pomoc, Kontakt - miejsce w EKA PG, w którym Użytkownik w każdej chwili może dowiedzieć się, w jaki sposób należy zrealizować określone działania, aby osiągnąć pożądane cele (zakładki oraz linki Pomoc i Kontakt);
Profile - a set of information, data and other elements presenting and describing a given User (including personal data), published voluntarily and independently by the User (in his/her Profile) in EKA PG.
User – a person who is a graduate of the University, a given Faculty of the University, or studies of any degree, who, after accepting the provisions of the Regulations, has completed the registration procedure by successfully setting up the Account.
Spam - sending unsolicited advertisements, commercial or information messages without the consent of the Website Administrator;

3

Basic information and technical conditions of using the EKA PG website.

1. The basic objective of the EKA PG portal is to provide an online system (an application and other IT tools),which allows the presentation and exchange of information about the Users, managed and maintained by the Administrator, in order to facilitate contact between the Users and provide them with current information about the University’s life.
2. The system features an interface in two languages: Polish and English.
3. In order to use the services of the EKA PG portal the User must have a devicewhich allowshim/her to accessweb resources, an e-mail account and a web browser (the latest versions of Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Opera or Safari, which are available for download on their respective websites). The User must use a web browser with enabled cookies and similar technologies (such as Local Storage), and JavaScript, as well as the latest version of one of the following operating systems: Microsoft Windows, macOS, Google Android, Apple iOS. Before using the Service, it is recommended to check whether the User's hardware and software meet the technical requirements set out in these Regulations.
4. The technical conditions of using the EKA PG are important for the correct functioning of the portal, its correctdisplayin the User’s web browser, as well as for the security of the User's data storedin an EKA PG Account. Each User should comply with the following conditionsand guidelines, and all other actions taken by the User (intentionally or unintentionally) are made under his/her responsibility.

4

Creating an account and logging into the system

1. Registration in the EKA PG portal is voluntary and free. A PG graduate has the option of creating an account in the system by completing the electronic registration form, which contains such data as: name, surname, register number(nralbumu) or student’s record book number(nrindeksu), father's name, email address (which is the system login), and account password. The system’s functionalities are available upon logging in to the account by entering the correct login and password.
2. If the creation of an account is impossible due to the lack of the graduate’s data in the University's information systems, then the graduate should complete the form available on the page eka.pg.edu.pl/Send/SendScan, through which he/she sends to the Administrator's mailbox a scan of the diploma/register in order to confirm the completion of studies at the University. The data to be entered in order to send the scan of the diploma are: Faculty, name, surname, e-mail address, father's name, register number or student’s record book number, scan in the form of an image file in one of the following formats: JPG, PNG or BNP.
3. After successful registration, an account in EKA PG is created, and a text message with a link confirming account creation is sent to the e-mail address provided by the User, which means that the person using the given e-mail address is its owner.
4. After logging in to the EKA PG portal, the User sees the list of University graduates, including the following data: the Graduate’s photograph (optional), first name, surname, name of the faculty, date of diploma, email address (shown with the consent of the Graduate), phone number (shown with the Graduate’s consent). The list can be searched and filtered by each visible column.

5

Participation in the EKA PG

1. Through the EKA PG portal, the Users have the option of presenting their data, information and other content about themselves and by themselves in the Profile, along with their personal image presented by the photos uploaded to be placed in the EKA PG,as well as using other portal services: enabling contact between the Users (thanks to special communication channels), searching and browsing the User Profiles, sending messages and storing received messages as part of instant messaging (internal chat).
2. Exploring the resources of the EKA PG portal (the Users' Profiles and others) and its individual services may be available to any EKA PG User. The EKA PG User can contact other EKA PG Users by searching for: first name, surname, field of study, year of graduation and name of the faculty.
3. One person can have only one Account in the EKA PG. It is not allowed to assign or provide access to the Account to other people.

6

User account management

1. Data editing.
1.1 After logging in, the Account User can edit the following data: e-mail address, phone number, name, and profile photo. After changing the name, the Account User will be visible to other users in the system as "John Smith – 'new name'
1.2 The Account User may also agree to:
- show his/her email address on the list of graduates (visible to registered Users);
- show his/her telephone number on the list of graduates (visible to registered Users);
- receive newsletters from the University;
- receive internal messages (lack of consent means the inability to send them to other graduates/Users);
- contact the PG Careers Office;
- contact the Gdańsk University of Technology Alumni Association (SAPG);
- receive information about events for which the User has subscribed.

2. Receive emails.
2.1 The User can receive e-mails from both the University and other users of the EKA PG portal.
2.2 It is possible to block the incoming messages in a way that prevents the University or other System Users from communicating with the User,with the exception of an administrative message, which is sent without exception to all System Users and relates to system changes, system maintenance information, lack of availability and other sensitive issues related to the EKA PG. The User cannot block this kind of messages.

3. Sending and receiving internal messages.
3.1 The User can communicate with other PG graduates via internal chat, i.e. without the need to use e-mail (messagesare visible in the system after account creation);
3.2 It is possible to block incoming internal messages, which resultsin preventing the User from sending and receiving internal messages from other PG graduates.

4. Signing up for events.
4.1 It is possible for both Users and unregistered PG graduates to sign up for selected events published in the EKA PG, which will show PG the degree of interest among its graduates in participating in the event, allowing it to prepare appropriate facilities for its organisation;
4.2 In order to sign up for an event:
- an unregistered PG graduate is required to fill out the form located under the event description (if such an option is currently available);
- a registered graduate (EKA PG User) can use the button under the event description and the system will automatically retrieve the relevant data from the registered account;
4.3 The User who previously agreed to receive information about matters related to the published event will be notified of any changes by e-mail;
5. Both an EKA PG User and an unregistered PG graduate may cancel their participation in the event for which they have previously subscribed, by: in the case of a User – withdrawing consent in the User's panel, in the case of an unregistered PG graduate – clicking the relevant link attached to an earlier message sent to graduate.
6. Publishing posts.
6.1 The User can publish posts on his/her profile that will be visible to all PG graduates registered in the EKA PG;
6.2 The User cannot edit his/her post, but can delete it.

7

Unlawful content

1. The User is not allowed to post illegal content that violates the law or the rules of decency.
2. The User has no right to:
2.1. use the services for activities that violate the rights of third parties, activities which do not comply with applicable law or these Regulations;
2.2. send messages or communications containing commercial, advertising or marketing, unlawful, offensive, discriminatory or racist content, inciting violence or violating generally accepted principles of good conduct (including the use of words commonly recognised as vulgar, offensive) and send spam.
3. The User's violation of the provisions of items 2.1 and 2.2 or his/her other actions contrary to decency or otherwise adversely affecting the image of the EKA PG shall form the basis for blocking the User's Account.

8

Responsibility, reservations and availability of services

1. Within the limits to which it is permitted, in accordance with generally applicable law, the Administrator shall not be liable for:
1.1 the consequences of taking over the User's access data to the EKA PG Account (login, password) by a third party, if the takeover occurred for reasons not attributable to the Administrator;
1.2 unlawful actions of third parties consisting in interference in the User's operating system, in particular hacking and computer viruses, if the Administrator is not responsible for such actions.
2. The Administrator reserves the right to:
2.1 improve services, including their simplification, extension, modification in accordance with the Users' suggestions, as well as changes in their functionality, in particular in order to adapt them to applicable law;
2.2 suspend access to the Services, particularly sharing and synchronising data availablein the EKA PG for the time necessary for the proper implementation of administrative actions related to the implemented changes and maintenance, due to security, archiving and protection of data stored in the system or connected with updating software or technical infrastructure used to provide the Services;
3. The User is responsible for the authenticity and reliability of the content (including photos) published by him/her on the EKA PG portal and made available to other Users. The Administrator cannot verify whether such information is factually accurate.
4. The Administrator will undertake all efforts to ensure that the EKA PG portal and all services operate continuously without interruption, however, the User is aware of the possible interference independent of the Administrator, e.g. caused by force majeure or unlawful intrusion by the Users or third parties.
5. The Administrator reserves the right to temporarily, completely or partially disable the EKA PG portal in order to improve it, add services or carry out maintenance, upon informing Users about it by e-mail or on the EKA PG portal.
6. The Administrator reserves the right to anonymously publish content directed by the Users to the EKA PG service team, regarding issues related to the functioning of the EKA PG (FAQ) and the advice given.

9

Complaints

1. Issues in the functioning of the EKA PG portal and complaints regarding the services provided by the EKA PG should be reported to the Administrator, subject to items 2-4 of this paragraph.
2. Complaints should be submitted electronically via the contact form available on the page eka.pg.edu.pl/Contact/Index, with the note: Complaints – EKA PG.
3. Complaints will be reviewed by the Administrator on a regular basis within 10 days of their receipt, subject to item 4.
4. We reserve the right to extend the deadline specified in item 3 by no more than 7 days – in the event that the complaint is encountered due to reasons beyond the control of the Administrator (failure of the equipment, internet network, etc.), and when the consideration of a complaint may require the User to obtain additional explanations – the time of providing explanations by the User may each time extend the complaint consideration period.
5. A response to the complaint will be sent to the User within 3 days from the date of consideration of the complaint, to the e-mail address provided by the User in the complaint.
6. The Administrator reserves the right to inspect the technical structure of the User's Account in order to diagnose irregularities in the operation of EKA PG services, and may also make changes and in any other way affect the technical side of the Account, in order to modify it or restore the proper operation of the Account or the EKA PG portal.

10

Information obligation – data processing

Information on the rules for collecting and processing information about the Portal Users, including the Users' personal data, in accordance with Art. 13 of the General Data Protection Regulation of 27 April 2016. (OJ L 119 of 5 May 2016) (GDPR):
1. The Controller of data about the EKA PG Users, including their personal data, listed in the Electronic Book of Graduates is the Gdańsk University of Technology, with its registered office at ul. Narutowicza 11/12 in Gdańsk (post code: 80-233).
2. The Administrator has appointed a Data Protection Officer who can be contacted via the email address: – iod@pg.edu.pl
3. The Users' personal data will be processed for the purposes of maintaining and servicing the Electronic Book of Graduates, pursuant to Article 6(1)(a) (consent).
4. The Users' personal data will be stored until the consent is withdrawn.
5. The provision of data is voluntary, but necessary to achieve the purpose of using the EKA PG portal.
6. The data provided will not be disclosed to third parties. The recipients of the data will only be institutions authorised by law.
7. The User has the right to access, rectify, delete or limit the processing of data, as well as the right to object to, request to stop processing and transferring the data, to withdraw consent at any time through an appropriate request sent via the contact form available on eka.pg.edu.pl/Contact/Index, and to lodge a complaint to the supervisory body (i.e. the President of the Personal Data Protection Office).
8. Data provided by the Users will not be subject to profiling.
9. A data controller does not intend to transfer personal data to a third country or international organization.

11

Amendments to the Regulations

The Administrator reserves the right to amendand modify these Regulations to the extent permitted by applicable regulations, if there are significant reasons, including those related to the technical or substantive aspect of the functioning of the EKA PG, or in the case of adjustments to the current legal framework. The amendments will be published on a regular basis, in the form of a consolidated text of the Regulations on the EKA PG portal.