1
Wstęp
Niniejszy Regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady i warunki korzystania z portalu Elektroniczna Księga Absolwentów Politechniki Gdańskiej (dalej: „EKA PG”), prowadzonego przez Politechnikę Gdańską (dalej: „Uczelnia”), z siedzibą w Gdańsku, ul. Gabriela Narutowicza 11/12, 80-233 Gdańsk, NIP 584-020-35-93, REGON 000001620. Każdy Użytkownik EKA zobowiązany jest, z momentem podjęcia czynności zmierzających do korzystania z portalu EKA, do zapoznania się z niniejszym Regulaminem, jego akceptacji i przestrzegania jego postanowień. Nazwa EKA PG, jej funkcjonalność, wygląd graficzny, logo, elementy grafiki, oprogramowanie oraz baza danych podlegają ochronie prawnej.
2
Definicje
Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:
Absolwent PG - student/ka Politechniki Gdańskiej, który/a uzyskał/a dyplom stwierdzający ukończenie studiów wyższych i – po obronie pracy – uzyskał/a tytuł zawodowy inż./ inż. mgr/ mgr.
Administrator podmiot prowadzący EKA, którym jest Politechnika Gdańska, z siedzibą w Gdańsku, ul. Gabriela Narutowicza 11/12, 80-233 Gdańsk, NIP 584-020-35-93, REGON 000001620;dokonuje wprowadzenia/ zmiany danych i treści w EKA PG, ma wgląd do wszystkich treści zamieszczonych w EKA PG oraz publikowanych przez wszystkich Użytkowników portalu EKA PG, ma prawo do blokowania/ odblokowywania kont Użytkowników i zarządzania całym portalem EKA PG, aby zachować najwyższą jakość jego funkcjonowania.
Biuro Karier – jednostka administracyjna Uczelni, która wspiera studentów
i absolwentów Uczelni w wejściu i poruszaniu się po rynku pracy i która, posiada dostęp do danych osobowych Użytkowników, którzy wyrażą zgodę na kontakt z Biurem Karier.
Dane - treści, w szczególności informacje, zdjęcia, wpisy, komentarze, które Użytkownik dobrowolnie i samodzielnie umieszcza w systemie i powierza Administratorowi do ich przechowywania (tzw. hosting treści);
EKA PG – Elektroniczna Księga Absolwentów Politechniki Gdańskiej – portal stworzony dla absolwentów Politechniki Gdańskiej, mający na celu budowanie i utrwalanie więzi między Uczelnią a jej absolwentami, a także służący do rozwijania i odnawiania więzi pomiędzy absolwentami uczelni; portal pozwala absolwentom na porozumiewanie się ze sobą i otrzymywanie aktualnych informacji z życia Uczelni, w szczególności przeznaczonych dla absolwentów Wydziałów;funkcjonujący pod domeną https://eka.pg.edu.pl/, pod którą ASI / Administrator Wydziałowy prowadzi portal, stanowi platformę internetową (treści cyfrowe zawierające aplikację o głównych funkcjonalnościach Serwisu) będącą własnością Administratora, na którą składa się kompleks usług świadczonych drogą elektroniczną na rzecz Użytkowników;
Konto - dostępne dla danego Użytkownika po zalogowaniu (podaniu loginu i hasła) miejsce w systemie, za pośrednictwem którego Użytkownik wprowadza dane i zarządza danymi, dokonuje operacji związanych
z funkcjonowaniem w EKA PG i korzystaniem z dostępnych w ramach konta usług;
Login - adres e-mail, który Użytkownik podał w momencie rejestracji; adres e-mail może być później zmieniony, ale loginem pozostaje ten adres, który Użytkownik podał w procesie rejestracji;
Profil - zespół informacji, danych i innych elementów prezentujących
i opisujących osobę danego Użytkownika (w tym danych osobowych wrażliwych tj. specjalne kategorie danych osobowych dotyczące seksualności, orientacji seksualnej, stanu zdrowia, przekonań religijnych, światopoglądu) publikowanych dobrowolnie i samodzielnie przez Użytkownika (w swoim Profilu) w EKA PG.
Użytkownik – osoba, która jest absolwentem PG, danego Wydziału Uczelni, studiów dowolnego stopnia studiów, która po zaakceptowaniu postanowień Regulaminu, zrealizowała procedurę rejestracji zakończoną skutecznym założeniem Konta.
Spam - przesyłanie niezamówionych wiadomości o charakterze reklamowym, komercyjnym lub informacyjnym bez zgody Administratora Serwisu;
3
Informacje podstawowe oraz techniczne warunki korzystania z portalu EKA PG
1. Podstawowym przedmiotem portaluEKA PG jest udostępnianie
w sieci Internet systemu (aplikacja i inne narzędzia informatyczne) prezentacji i wymiany informacji o Użytkownikach, prowadzonego
i utrzymywanego przez Administratora, w celu umożliwienia w ten sposób nawiązywania kontaktu pomiędzy Użytkownikami oraz otrzymywania przez nich aktualnych informacji z życia Uczelni.
2. System posiada interfejs w dwóch językach: polskim i angielskim.
3. Do korzystania z usług portalu EKA PG niezbędne jest: posiadanie urządzeń pozwalających na korzystanie z zasobów Internetu, skrzynki pocztowej e-mail oraz przeglądarki zasobów internetowych (najnowsza wersja dostępna do pobrania na stronie producenta Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Opera lub Safari). Niezbędne jest korzystanie z przeglądarek internetowych z włączoną obsługą plików "cookies" i innych podobnych do ciasteczek technologii (np. Local Storage) oraz JavaScript, a także najnowszej wersji systemu operacyjnego z rodziny: Microsoft Windows, macOS, Google Android, Apple iOS. Zaleca się przed skorzystaniem z Usługi sprawdzenie, czy posiadany przez Użytkownika sprzęt i oprogramowanie spełniają wymogi techniczne określone w niniejszym Regulaminie.
4. Techniczne warunki korzystania z Serwisu mają znaczenie dla prawidłowości funkcjonowania Serwisu, jego prawidłowego wyglądu
w przeglądarce internetowej stosowanej przez Użytkownika, a także dla bezpieczeństwa danych Użytkownika zapisanych na Koncie w Serwisie. Każdy Użytkownik powinien stosować się do poniższych warunków
i wytycznych, a wszelkie działania podejmowane przez Użytkownika
w sposób odmienny (umyślny lub nieumyślny), dokonywane są na jego odpowiedzialność.
4
Zakładanie konta i logowanie do systemu
1. Rejestracja w portalu EKA PG jest dobrowolna i bezpłatna. Absolwent PG ma możliwość założenia konta w systemie, wypełniając elektroniczny formularz rejestracji, który zawiera takie dane jak: imię, nazwisko, numer albumu lub numer indeksu, imię ojca, adres e-mail (stanowiący login do systemu), hasło do konta. Funkcjonalności systemu są dostępne
w momencie zalogowania się do konta, poprzez podanie prawidłowego loginu i hasła.
2. Jeśli utworzenie konta jest niemożliwe ze względu na brak absolwenta
w bazie danych EKA PG, to Absolwent wypełnia formularz, dostępny na stronie eka.pg.edu.pl/Contact/Index, wraz z którym, na skrzynkę pocztową Administratora Wydziałowego, przesyła skan dyplomu/ albumu w celu potwierdzenia ukończenia studiów na Uczelni. Dane, które należy wprowadzić w celu przesłania skanu dyplomu, to: Wydział, imię, nazwisko, adres e-mail, imię ojca, numer albumu lub numer indeksu, skan w formie pliku graficznego w formatach: JPG, PNG, BNP.
3. Po pomyślnej rejestracji zostaje utworzone konto w EKA PG, a na podany przez Użytkownika, przy rejestracji, adres e-mail zostaje wysłana wiadomość tekstowa z linkiem potwierdzającym utworzenie konta, co oznacza, że osoba posługująca się danym adresem e-mail jest jego właścicielem.
4. Po zalogowaniu się do portalu EKA PG Użytkownik widzi listę absolwentów Uczelni, obejmującą następujące dane: zdjęcie absolwenta (opcjonalnie), imię, nazwisko, nazwę Wydziału, datę dyplomu, adres e-mail (pokazywany za zgodą Absolwenta), numer telefonu (pokazywany za zgodą Absolwenta). Lista może być przeszukiwana i filtrowana po każdej, widocznej kolumnie.
5
Uczestnictwo w EKA PG
1. Za pośrednictwem portalu EKA PG Użytkownicy mają możliwość prezentowania w Profilu swoich danych, informacji i innych treści o sobie i od siebie, wraz z wizerunkiem osobistym znajdującym się na zamieszczonych/ przekazanych do zamieszczenia w EKA PG zdjęciach, a także korzystania
z innych usług portalu, pozwalających na nawiązywanie kontaktu między Użytkownikami, dzięki specjalnym kanałom komunikacji, przeszukiwaniu
i przeglądaniu Profili Użytkowników, przesyłania wiadomości oraz przechowywania otrzymanych wiadomości w ramach usługi komunikatora internetowego (czatu wewnętrznego).
2. Przeglądanie zasobów portalu EKA PG (Profili Użytkowników i inne) oraz jego poszczególne usługi, mogą być dostępne dla każdego Użytkownika EKA PG. Użytkownik EKA PG może nawiązać kontakt z innymi Użytkownikami EKA PG dokonując wyszukania po: imieniu, nazwisku, kierunku studiów, roku ukończenia studiów i nazwie wydziału.
3. Jedna osoba może mieć tylko jedno Konto w EKA PG. Niedozwolone jest cedowanie lub udostępnianie Konta innym osobom.
6
Obsługa konta przez użytkownika
1. Edycja danych.
1.1 Użytkownik Konta, po zalogowaniu, może dokonać edycji następujących danych: adres e-mail, numer telefonu, zmiana nazwiska oraz dokonać zmiany zdjęcia profilowego. Użytkownik Konta, po dokonaniu zmiany nazwiska, w systemie, dla innych użytkowników, będzie widoczny jako 'Jan Kowalski – nowe nazwisko'
1.2 Użytkownik Konta może również wyrazić zgodę na:
- pokazywanie swojego adresu e-mail na liście absolwentów (widocznej dla zarejestrowanych Użytkowników);
- pokazywanie swojego nr telefonu na liście absolwentów (widocznej dla zarejestrowanych Użytkowników);
- chęć otrzymywania newsletterówz Uczelni;
- otrzymywanie wiadomości wewnętrznych (brak zgody oznacza brak możliwości ich wysyłania do innych absolwentów/Użytkowników);
- kontakt z Biurem Karier PG;
- kontakt ze Stowarzyszeniem Absolwentów Politechniki Gdańskiej (SAPG);
- kontakt z APG;
- otrzymywanie informacji o wydarzeniach, na które zapisał się Użytkownik.
2. Otrzymywanie wiadomości e-mail.
2.1 Użytkownikmoże otrzymywać wiadomości e-mail zarówno od Uczelni, jaki i innych użytkowników portalu EKA PG.
2.2 Istnieje możliwość zablokowania otrzymywania wiadomości
e-mail, w sposób uniemożliwiający komunikowanie się Uczelni, bądź innych Użytkowników systemu z Użytkownikiem,
z wyłączeniem wiadomości administracyjnej, która wysyłana jest bez wyjątku do wszystkich Użytkowników systemu i dotyczy zmianw systemie, informacji o konserwacji systemu, braku dostępności i innych newralgicznych kwestii związanych z EKA PG. Tego typu wiadomości Użytkownik nie może zablokować.
3. Wysyłanie i otrzymywanie widomości wewnętrznych.
3.1 Użytkownik może komunikować się z innymi absolwentami PG poprzez czat wewnętrzny, tj. bez potrzeby używania wiadomości e-mail; umożliwia to wysłanie wiadomości wewnętrznej przez Użytkownika do absolwenta PG, który nie ma założonego konta w systemie (ale jest na liście absolwentów pobieranej z MojaPG), zaś nie zarejestrowanemu absolwentowi PG sprawdzić czy po utworzeniu konta w EKA PG czeka na niego/nią wiadomość od innego absolwenta. Oznacza to, iż niezarejestrowany absolwent może otrzymać wiadomość wewnętrzną, którą odczyta po utworzeniu konta w systemie;
3.2 Istnieje możliwość zablokowania otrzymywania wiadomości wewnętrznych, co wiąże się zarówno z brakiem możliwości wysyłania, jak i otrzymywania wiadomości wewnętrznych od innych absolwentów PG.
4. Zapisywanie się na wydarzenia.
4.1 Istnieje możliwość zapisywania się zarówno Użytkowników, jak
i niezrejestrowanych absolwentów PG na wybrane wydarzenia publikowane w EKA PG, co pozwoli pokazać stopień zainteresowania absolwentów PG udziałem w wydarzeniu, jak
i przygotować odpowiednie zaplecze do jego organizacji;
4.2 W celu zapisania się na wydarzenie, niezarejestrowany absolwent PG zobowiązany jest wypełnić formularz znajdujący się
w pod wydarzeniem, jeśli wydarzenie pozwala na dołączanie do niego, z czego zwolniony jest zarejestrowany absolwent, Użytkownik systemu, dokonujący zapisu poprzez kliknięcie przycisku, a system sam pobierze odpowiednie dane z zarejestrowanego konta;
4.3 Użytkownik, który wyraził wcześniej zgodę na informowanie
o sprawach związanych z publikowanym wydarzeniem będzie informowany o wszelkich zmianach poprzez wiadomość e-mail;
5. Użytkownik oraz niezarejestrowany absolwent PG może zrezygnować z uczestnictwa w wydarzeniu, na które się wcześniej zapisał, poprzez: w przypadku Użytkownika (zarejestrowanego absolwenta PG) - poprzez anulowanie zgody w panelu użytkownika, w przypadku niezarejestrowanego absolwenta PG - poprzez kliknięcie linku z rezygnacją dołączanego do wiadomości podczas dołączania do wydarzenia; rezygnację z uczestnictwa w wydarzeniu może wykonać również Administrator Wydziału, do którego przynależy Użytkownik / niezarejestrowany absolwent PG.
6. Publikowanie postów
6.1 Użytkownik ma możliwość publikowania postów na swoim profilu, które widoczne będą dla wszystkich zarejestrowanych
w EKA PG absolwentów PG;
6.2 Użytkownik nie może edytować swojego postu, ale może go usunąć.
7
Treści bezprawne
1. Zabronione jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym, naruszającym prawo lub dobre obyczaje.
2. Użytkownik nie ma prawa do:
2.1. wykorzystywania usług do działań naruszających prawa osób trzecich, działań niezgodnych z obowiązującym prawem lub postanowieniami Regulaminu;
2.2. wysyłania wiadomości lub rozpowszechniania komunikatów:
o treści handlowej, reklamowej lub marketingowej, bezprawnych, obraźliwych, propagujących przemoc, mających charakter dyskryminacyjny lub rasistowski bądź naruszających powszechnie uznane dobre obyczaje (w tym używanie słów powszechnie uznawanych za wulgarne, obelżywe) oraz do rozpowszechniania spamu;
3. Naruszenie przez Użytkownika postanowień ust. 2.1 i 2.2 lub podjęcie przez niego innych działań sprzecznych z dobrymi obyczajami lub w inny sposób wpływających negatywnie na wizerunek EKA PG stanowi podstawę do zablokowania temu Użytkownikowi dostępu do Konta.
8
Odpowiedzialność, zastrzeżenia i dostępność usług
1. W granicach, w jakich jest to dopuszczalne, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, Administrator nie ponosi odpowiedzialności za:
1.1 skutki wynikłe z przejęcia danych dostępowych Użytkownika do Konta EKA PG (login, hasło) przez osobę trzecią, jeżeli przejęcie to nastąpiło z przyczyny przez Administratora niezawinionej;
1.2 bezprawne działania osób trzecich polegające na ingerencji w system operacyjny Użytkownika, w szczególności włamania i wirusy komputerowe, jeżeli Administrator nie ponosi winy za takie działania.
2. Administrator Systemu Informatycznego zastrzega sobie prawo do:
2.1 udoskonalania usług, w tym do ich upraszczania, rozszerzania, modyfikowania w zgodzie z sugestiami Użytkowników,
a także zmiany ich funkcjonalności, w szczególności w celu dostosowania ich do obowiązujących przepisów prawa;
2.2 przerwy w dostępie do Usług, w szczególności
w udostępnianiu i synchronizowaniu danych dostępnych
w EKA PG na czas niezbędny do prawidłowej realizacji czynności administracyjnych związanych z koniecznością wprowadzenia zmian i konserwacji, należytym zabezpieczaniem, archiwizacją i ochroną danych zgromadzonych w systemie lub związanych z aktualizacją oprogramowania lub infrastruktury technicznej wykorzystywanej do świadczenia Usług;
2.3 ankietowania Użytkowników za pomocą elektronicznych ankiet, przy czym wypełnianie takich ankiet jest dobrowolne;
3. użytkownik odpowiada za treści, w tym zdjęcia, publikowane przez siebie na łamach portalu EKA PG oraz udostępniane innym Użytkownikom, za ich prawdziwość, rzetelność oraz autentyczność.Administrator nie ma możliwości zweryfikowania zgodności ww. informacji ze stanem rzeczywistym.
4. Administrator Systemu Informatycznego dołoży wszelkich starań, aby portal EKA PG oraz wszystkie usługi udostępniane za jego pośrednictwem działały w sposób ciągły bez zakłóceń, jednakże Użytkownik jest świadomy możliwości wystąpienia zakłóceń niezależnych od Administratora Systemu Informatycznego, np. spowodowanych zdarzeniem siły wyższej lub niedozwoloną ingerencją Użytkowników lub osób trzecich.
5. Administrator Systemu Informatycznego zastrzega sobie prawo do czasowego, całkowitego lub częściowego wyłączenia portalu EKA PG w celu jego ulepszenia, dodawania usług lub przeprowadzania konserwacji, po uprzednim poinformowaniu o tym Użytkowników drogą mailową lub na łamach portalu EKA PG, z odpowiednim wyprzedzeniem.
6. Administrator Systemu Informatycznego zastrzega sobie prawo do anonimowej publikacji treści kierowanych przez Użytkowników do zespołu obsługi EKA PG, a dotyczących kwestii związanych
z funkcjonowaniem EKA PG (FAQ), udzielanymi poradami.
9
Reklamacje
1. Zakłócenia w funkcjonowaniu portalu EKA PG oraz reklamacje dotyczące usług świadczonych w EKA PG należy zgłaszać Administratorowi Systemu Informatycznego, z zastrzeżeniem punktów: 2 – 4 niniejszego paragrafu.
2. Reklamacje należy składać drogą elektroniczną przez formularz kontaktowy dostępny na stronie eka.pg.edu.pl/Contact/Index, z dopiskiem: Reklamacje - EKA PG.
3. Zgłoszenia reklamacyjne będą na bieżąco rozpatrywane przez Administratora Systemu Informatycznego lub Administratora Wydziałuw terminie 10 dni od dnia otrzymania reklamacji,
z zastrzeżeniem pkt. 4.
4. Zastrzega się prawo do wydłużenia terminu podanego w pkt 3 o nie więcej niż 7 dni - w przypadku, gdy rozpoznanie reklamacji napotka przeszkody z przyczyn niezależnych od Administratora Systemu Informatycznego/ Administratora Wydziału (awaria sprzętu, sieci internetowej itp.). oraz gdy rozpatrzenie reklamacji może wymagać uzyskania od Użytkownika dodatkowych wyjaśnień - czas udzielania wyjaśnień przez Użytkownika każdorazowo może przedłużyć okres rozpoznania reklamacji.
5. Odpowiedź na reklamację zostanie przesłana do Użytkownika w ciągu 3 dni od daty rozpatrzenia reklamacji, na adres e-mail podany przez Użytkownika w reklamacji.
6. Administrator Systemu Informatycznego zastrzega sobie prawo do ingerencji w strukturę techniczną Konta Użytkownika, w celu zdiagnozowania nieprawidłowości w funkcjonowaniu usług EKA PG,
a także może dokonywać zmian i w każdy inny sposób oddziaływać na stronę techniczną Konta, w celu jego modyfikacji lub przywrócenia prawidłowego działania samego Konta lub portalu EKA PG.
10
Obowiązek informacyjny – przetwarzanie danych
Informacjadotycząca zasad gromadzenia i przetwarzania informacji
o Użytkownikach portalu, w tym danych osobowych Użytkowników, zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, z dnia
27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) (RODO):
1. Administratorem informacji o Użytkownikach EKA PG, w tym ich danych osobowych, wskazanych w Elektronicznej Księdze Absolwentów jest Politechnika Gdańska, z siedzibą przy ul. Narutowicza 11/12, w Gdańsku (kod pocztowy: 80-233).
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować za pośrednictwem adresu e-mail: – iod@pg.edu.pl
3. Dane osobowe Użytkowników będą przetwarzane dla potrzeb związanych z prowadzeniem i obsługą Elektronicznej Księgi Absolwentów, na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda).
4. Dane osobowe Użytkowników będą przechowywane do momentu odwołania zgody.
5. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celu, jakim jest korzystanie z portalu EKA PG.
6. Podane dane nie będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim. Odbiorcami danych będą tylko instytucje upoważnione na mocy prawa.
7. Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez stosowny wniosek skierowany na adres konkretnego wydziału, który znajduje się w zakładce "Kontakt" oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
8. Dane udostępnione przez Użytkowników nie będą podlegały profilowaniu.
9. Administrator danych nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
11
Zmiany regulaminu
Administrator zastrzega sobie, w zakresie w jakim dopuszczalne jest to zgodnie z obowiązującymi przepisami, prawo do dokonywania zmian i modyfikacji Regulaminu, w przypadku kiedy zaistnieją istotne przyczyny, w tym przyczyny związane z technicznym bądź merytorycznym aspektem funkcjonowania EKA PG, bądź w przypadku stosownych zmian w obowiązujących przepisach prawa. Zmiany będą publikowane na bieżąco, w postaci ujednoliconego tekstu Regulaminu na łamach EKA PG.